Données personnelles - Organismes de formation

Introduction

Studea est une plateforme électronique de suivi de jeunes professionnels (alternants et stagiaires).
Studea offre la possibilité à des organisations (Entreprises, Associations, Établissements scolaires) de suivre leur parcours des jeunes professionnels en entreprise et en période de formation.
La création d’un compte sur Studea en tant que jeune professionnel ou étudiant inclut un traitement de données personnelles géré par Effet B, éditeur de la plateforme Studea et, lorsque la personne est invitée, par les responsables de l’organisation à l’origine de l’invitation.

Objet du traitement de données

​Finalités

Le traitement a pour objet principal l’accès à la plateforme, le suivi et le contact des personnes, la consultation de leur profil, ainsi que la fourniture des services de la plateforme.
Il permet aux salariés de l’entreprise ayant recruté le jeune et en charge de leur suivi :

• De s’authentifier sur la plateforme ;
• D’échanger avec le jeune ;
• D’échanger avec l’équipe pédagogie en charge de la formation du jeune ;
• De répondre à des questionnaires de suivi du parcours en entreprise et de suivi des compétences du jeune ;
• De suivre leur calendrier d’alternance et les absences du jeune en formation ;
• De répondre aux sollicitations de la plateforme par e-mail ;
• De consulter les absences de l’alternant en formation et de recevoir par e-mail des rapports d’absences mensuels.

Il permet à Studéa :

• D’identifier les collaborateurs et leur attribuer des droits d’accès en lien avec leur fonction ;
• De répondre aux sollicitations ;
• De contacter régulièrement par e-mail les salariés afin qu’ils répondent aux questionnaires de suivi aux dates prévues ;
• De réaliser des statistiques.

Il permet à l’organisme qui assure la formation de l’alternant :

• De contacter les salariés de l’entreprise dans le cadre de son suivi professionnel ou scolaire ;
• De les alerter par e-mail pour les inciter à compléter les formulaires de suivi en entreprise ;
• De renseigner les questionnaires de suivi de la personne en milieu scolaire et professionnel ;
• De renseigner les absences de la personne en formation et de transmettre par e-mail des rapports d’absences mensuels.

Certaines données collectées ont pour autre finalité d’assurer la sécurité de nos systèmes.

​Bases légales

Lorsque nous traitons vos données, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes :

• L’exécution d’un contrat (Conditions d’utilisation de la plateforme), pour les fonctions d’authentification et de gestion de compte, pour le dépôt des absences, pour le suivi de l’alternant en milieu professionnel, pour les contacts ;
• Nos obligations légales, pour les informations de connexion et d’identification ;
• Notre intérêt légitime (assurer la sécurité de nos systèmes, détecter et prévenir les tentatives d’intrusion, vérifier la qualité de service), pour les informations relatives à vos connexions à nos serveurs web et aux courriels échangés ;
• Notre intérêt légitime (produire des statistiques d’utilisation du site, d’attrait des offres et des profils), pour la collecte d’informations sur l’utilisation de la plateforme, les offres et les profils visités ;
• L’intérêt légitime des organisations ayant invité les personnes (conserver le contact des personnes issues de l’organisation, les suivre et éditer des statistiques), pour les invitations sur la plateforme et l’accès aux profils des personnes invitées.
• L’exécution d’un contrat avec un établissement scolaire (admission ou préadmission dans un tel établissement), pour l’inscription sur la plateforme, l’envoi d’alertes e-mails ;
• L’exécution d’un contrat avec une entreprise l’envoi d’alertes e-mails ;

​Données traitées

Nous traitons les catégories de données suivantes :

• • Informations recueillies auprès d’organisations tierces, fourni par les établissements scolaires :
  • Données d’identification et d’authentification : nom, prénom et adresse e-mail ;
    Nom de l’organisation à l’origine de l’invitation ;
    Données du contrat d’alternance (date de début, date de fin et type de contrat)
    La formation suivie ;
    Les coordonnées du tuteur pédagogique et professionnel ;
• Informations statistiques, destinées à être anonymisées à brève échéance :
  • Jours et durée de connexion sur la plateforme ;
  • Pages vues ;
• Actions réalisées ;
  • Informations en provenance des journaux de nos serveurs web et messagerie :
  • Données de connexion, informations sur votre ordinateur, telles que votre adresse IP, votre système d’exploitation ou votre type de navigateur ;
  • Adresses e-mail expéditeur / destinataires en cas d’échanges par e-mail.

Destinataires des données

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires des données :

• Les administrateurs de la plateforme Studea pour répondre aux sollicitations des utilisateurs ;
• Les administrateurs des établissements scolaires pour le suivi des personnes qui ont été invitées par leur organisation ;
• Les tuteurs pédagogiques et professionnel pour le suivi des personnes qui ont été invitées par leur organisation ;
• Les services RH des entreprises pour le suivi des absences
• Pour des motifs légaux : Si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou partager vos informations personnelles afin de nous conformer à une obligation légale, ou pour faire exécuter ou appliquer nos conditions générales d’utilisation ou toute autre contrat ; ou afin de protéger nos droits, notre propriété ou la sureté de Studea, ses clients ou autres : dans ce contexte et dans la mesure où ce serait nécessaire, nous pouvons transmettre vos informations personnelles à tout conseil externe qui serait lié par une obligation de confidentialité.

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

Durée de conservation des données

Les données en provenance des journaux de nos serveurs sont conservées pendant 1 an à compter de leur collecte.
Les évaluations réalisées par les anciens tuteurs sont conservées sans limitation de durée à des fins statistiques, en dehors des champs de saisie libre (type verbatim) qui sont conservés 2 ans à compter la fin de la formation dans laquelle était inscrite l’alternant.
Les données personnelles sont conservées pendant au moins la durée de la relation contractuelle entre l’étudiant et l’établissement. A l’issue de cette période :

• La durée que l’organisme de formation aura choisi, de 1 à 5 ans, s’applique en se basant sur la date de fin de la relation contractuelle ;
• A l’issue de cette durée l’étudiant peut demander la suppression de son compte ;
• Sans instruction, le compte sera supprimé au bout d’un mois et les données verbatim saisies dans les questionnaires seront anonymisées

Les données recueillies directement auprès de l'utilisateur ou attachées à son profil sont conservées pendant la durée d’existence de son compte soit, selon le choix de l’organisme de formation, de 1 à 5 ans à partir de la fin de sa relation contractuelle avec un établissement scolaire.

​Vos droits sur les données vous concernant

Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d'un droit à la limitation du traitement de vos données.
Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits liés à la protection des données auprès de la CNIL sur son site internet www.cnil.fr.

​Exercer vos droits

Vous pouvez contacter Effet B pour exercer vos droits sur les données utilisées par Studea (voir plus bas : Contacter Effet B)

​Réclamation (plainte) auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le dispositif de contrôle d’accès n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

​À propos de la sécurité des données

Effet B a mis en œuvre des mesures pour protéger la confidentialité, la sécurité et l’intégrité de vos données à caractère personnel. L’accès aux données à caractère personnel est restreint aux employés et prestataires de service qui ont besoin de connaître ces informations.
Effet B s’engage à ce que vos données à caractère personnel ne soient pas altérées ou endommagées et que des tiers non autorisés n’y aient pas accès.

​Contacter Effet B

Si vous avez besoin de nous contacter, vous pouvez le faire par différents moyens :

• Vous pouvez nous envoyer un e-mail à : contact@studea.fr ;
• Vous pouvez nous envoyer un courrier adressé à Effet B, 1 Rue Dr Fleury Pierre Papillon, 69100 Villeurbanne ;
• Vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact sur notre site https://www.studea.fr/contactez-nous